ODIN Engineering

Onder het motto 'Think Different' heeft ODIN Engineering in Slagelse een solide platform gecreëerd dat op innovatieve wijze machines ontwikkelt en produceert voor grote Deense en internationale bedrijven. Nu is het motto ook de leidraad geworden voor de ontwikkeling van de serviceafdeling, ten behoeve van klanten over de hele wereld - en met het doel deze te ontwikkelen tot een zelfstandig bedrijfsonderdeel.

"Vanaf het begin zag ik dat er een IT-systeem nodig was om gegevens over de apparatuur van klanten vast te leggen en het werk van de afdeling in het algemeen te ondersteunen. Toen ik en onze directeur via 9altitudes kennis hadden gemaakt met Microsoft Field Service, waren we ervan overtuigd dat dit het juiste systeem was voor deze taak."

Service bij ODIN Engineering was tot vorig jaar onderdeel van het werk van de productieafdeling. Wanneer een bedrijf een serviceoproep nodig had, werd een werknemer uit de productie gehaald en gestuurd.

Nu is er een serviceafdeling opgezet met collega's die de ontwikkeling van de afdeling en haar activiteiten leiden.

Het registreren van apparatuur zal meer business genereren

Voordat de serviceafdeling werd opgericht, werd er geen administratie bijgehouden van de werkzaamheden die aan individuele machines werden uitgevoerd.

"Nu biedt het Field Service-systeem een eenvoudige registratie van nieuwe en bestaande apparatuur en welke servicetaken we doorlopend uitvoeren", zegt toenmalig Service Manager Jimmi Bilenberg Olsen.

Deze registratie betekent dat de servicetechnicus beter is uitgerust om taken zoals problemen op te lossen. Het kan ook een basis vormen voor meer business:

"Als we weten wat de klant heeft staan, hoe oud het is en welke onderhoudswerkzaamheden we eraan hebben uitgevoerd, kunnen we suggesties doen voor het upgraden of vervangen door apparatuur die het werk beter doet."

Bij ODIN Engineering voorspellen ze dat het systeem binnen enkele jaren een belangrijk instrument zal zijn om betere service te verlenen en een hoge uptime te garanderen, wat een bijzonder belangrijke parameter is voor de verkoop van nieuwe apparatuur en diensten.

"We zijn hier al mee begonnen door het versturen van onze gerichte "Service Notes", waarin we het hebben over mogelijkheden om apparatuur te upgraden, te verbeteren en/of software te updaten", zegt Jimmi Bilenberg Olsen.

Administratief papierwerk is verleden tijd op de iPad

Een ander voordeel dat ODIN Engineering reeds van het systeem heeft ondervonden is dat het administratieve werk in verband met het uitzenden van servicemedewerkers sterk is geminimaliseerd.

"Voorheen werd veel tijd besteed aan het verzamelen van een hele map papierwerk wanneer een werknemer bijvoorbeeld naar de VS moest worden gestuurd. Nu staat alle informatie die de onderhoudsmonteur moet meenemen op een iPad. Dit omvat informatie over de uitrusting, de taak en praktische informatie over reis en verblijf," zegt Jimmi Bilenberg Olsen.

ODIN Engineering gebruikt ook de iPad om het bezoek af te ronden en een servicerapport op te stellen dat de klant kan ondertekenen. De bestede tijd wordt in het systeem ingevoerd, vanwaar het door de boekhoudafdeling in Dynamics NAV wordt gedownload.

"De medewerkers van de serviceafdeling hebben het systeem echt omarmd. Aanvankelijk wees ik een van onze iets oudere en ervaren medewerkers de rol van testpersoon toe. Hij ging er snel mee om - en wel in die mate dat hij me nu wakker schudt als taken niet snel genoeg in het systeem worden geladen!" zegt Jimmi Bilenberg Olsen.

In het algemeen heeft de uitvoering goed gewerkt, ook al is het een nieuwe manier om alles te beheren. Jimmi Bilenberg Olsen moedigt mensen echter aan de tijd te nemen om met het systeem te "spelen" in de aanloop naar de implementatie.

De volgende stap is het opzetten van een planningssysteem

Microsoft Field Service bevat ook een geavanceerd planningssysteem, dat ODIN Engineering als volgende stap zal gebruiken.

"Op dit moment doen we vooral ad-hoc taken, maar als we op termijn meer geplande taken krijgen, gaan we het gebruiken", zegt Jimmi Bilenberg Olsen.

Met andere woorden, het systeem is klaar om de groei van de serviceafdeling te ondersteunen, en het ziet ernaar uit dat het nodig zal zijn als de afdeling in korte tijd tot vijf medewerkers groeit.

"Met het Microsoft Field Service-systeem beschikken we over de IT-tools die we nodig hebben voor onze ontwikkeling. De toegenomen aandacht voor service zal ODIN Engineering meer business opleveren, om een voorbeeld te noemen:

"Een van de specialiteiten van ODIN Engineering is het finetunen van apparatuur. We zijn nu begonnen met het onderhouden van apparatuur die we niet zelf hebben geproduceerd," zegt Jimmi Bilenberg Olsen.