DALI

DALI undersøgte markedet for både ERP-systemer og -leverandører.

”Vi talte med de store leverandører af ERP om forskellige systemer. Men det var tydeligt, at deres tilgangsvinkel ikke matchede vores behov. Bl.a. var vi ikke interesseret i et slavisk forløb med foranalyse, kravspecifikation etc. Vi syntes heller ikke, det var tillidsvækkende, at de var meget ’luftige’, når de talte om vores fremtidige muligheder med deres system,” forklarer Peter Meldgaard.

”Men da vi kom i dialog med 9altitudes, oplevede vi, at vi fik en samarbejdspartner, der forstod vores behov. Så vi besluttede os for en Dynamics NAV-løsning, leveret agilt af 9altitudes.”

I DALI lavede man en lille, men kompetent projektorganisation, som skulle forberede overgangen fra Concorde XAL til Dynamics NAV.

”Vi var to i spidsen for projektet: DALI’s økonomichef Søren Rix Ingvartsen og jeg selv, som stod med det overordnede ansvar for det nye system. Vi to var de vigtigste interessenter i forløbet, fordi vores fagområder tilsammen ville udgøre 75 pct. af det kommende system.”

Som indledning til det agile projekt lavede 9altitudes en tre-dages forstudie-workshop for DALI’s lille projektorganisation, hvor man arbejdede meget konkret med at samle viden fra hele virksomheden:

”Vi satte os ned med repræsentanter for de øvrige afdelinger, og sammen kortlagde vi, hvilke processer det nye system skulle håndtere, og hvad organisationen i øvrigt havde af ønsker til det. Herefter satte vi os sammen med 9altitudes og gennemgik alle processer og ønsker, set i relation til NAV. Konkret forholdt vi os sammen til, om den enkelte proces var standard i NAV – alternativt om det var muligt at lave, eller om det var umuligt. Dette blev til en såkaldt Fit/Gap-analyse,” siger Peter Meldgaard.

Resultatet af Fit/Gap-analysen var en vigtig del af den forstudierapport og projektbeskrivelse, som projektorganisationen fik efterfølgende.

”Herefter vurderede vi forstudierapporten sammen med de enkelte procesejere og tog stilling til, i hvilken udstrækning det var nødvendigt at justere NAV i standardversionen for at få det ønskede system. For det er klart: Hvis der skal laves meget programmering, bliver prisen højere,” forklarer Peter Meldgaard.

Efter denne proces, som strakte sig gennem foråret, landede DALI på et nettoprojekt, som 9altitudes gik i gang omsætte til en konkret NAV-løsning, samtidig med at DALI arbejdede på at konvertere varer fra XAL til NAV og til at oprette ca. 200 nye styklister.

DALI kørte test i juleferien 2013 og gik planmæssigt i drift 1. februar 2014 efter at have trænet medarbejdere i det nye system undervejs.

”Som en del af vores nye NAV-løsning kunne vi nu også tage vigtige støtteprogrammer i brug til bl.a. elektronisk fakturering og dokumentscanning. Desuden blev det muligt for os at lade udenlandske distributører trække fakturadata selv, ligesom vi kunne lave elektronisk pluk på lageret og sende data herfra direkte til distributører,” siger Peter Meldgaard, der er glad for de nye muligheder, der gør det daglige arbejde lettere for både DALI og vigtige samarbejdspartnere.

”Igennem hele forløbet har det været en god fornemmelse at arbejde sammen med Dynalogic. De var gode til at sætte sig ind i vores behov og gode til at forholde sig til vores ønsker i forhold til systemets logik og sammenhænge,” siger Peter Meldgaard.

”Desuden har det været en åben proces, også hvad angår økonomi. Når vi talte med dem om vores ønsker om ændringer, var det en stående aftale, at hvis ikke 9altitudes sagde, at det kostede penge, så gjorde det ikke! På denne måde var vi forskånet for uventede ekstraregninger."

Flere forudsætninger for den succesfulde implementering

”Vi gjorde et stort forarbejde, så systemet kom til at svare til vores behov, og så organisationen havde en fornemmelse af systemet, lang tid før vi gik i luften med det. Dette kunne lade sig gøre, fordi hele organisationen – og ikke bare Søren og jeg – prioriterede projektet. Herudover har det været vigtigt, at 9altitudes var så dygtige, at vi følte os på sikker grund gennem hele projektet. Hele forløbet har været en produktiv og meget tryg proces. Vores bestyrelse var nervøse for skiftet af ERP-system, inden vi gik i gang, men også for dem har det været en god oplevelse. Så både de og alle vi andre er glade,” slutter Peter Meldgaard, Supply Chain Director, DALI A/S.