AI benutten: verhogen van organisatorische efficiëntie en persoonlijke productiviteit
- 20/09/2023
Van spraakassistenten zoals Siri en Alexa tot gepersonaliseerde aanbevelingen op streamingplatforms, AI-algoritmes werken voortdurend achter de schermen om onze gebruikerservaring te verbeteren. Maar de impact van AI gaat verder dan alleen gemak en entertainment. Het kan de efficiëntie van organisaties aanzienlijk verbeteren en de persoonlijke productiviteit een boost geven.
Hulpmiddelen voor productiviteit
Microsoft's Work Index Trend bevestigde opnieuw een algemeen erkende waarheid: de snelheid van het werk overtreft ons vermogen om ermee om te gaan. Dit is precies waar het onaangeboorde potentieel van kunstmatige intelligentie (AI)-tools om de hoek komt kijken en het welzijn van werknemers vergroot. Door stress te verlichten, zorgen AI-tools ervoor dat werknemers zich kunnen concentreren op de belangrijkste aspecten van hun werk.
We duiken in een paar van de meest interessante tools die al beschikbaar zijn.
GTM Director - R&D
Business Application Owner
Intelligente schrijfhulp
Microsoft zet AI-ondersteunde tekstvoorspellingen live in 2021. Door gebruik te maken van machine learning analyseert het de inhoud van je document en geeft het relevante suggesties. Voorgestelde antwoorden gaan nog een stapje verder. Bij het openen van een bericht (e-mail of Teams chat), krijg je een selectie van contextueel geschikte antwoorden te zien. Afhankelijk van de inhoud kan er zelfs een suggestie worden gedaan om een vergadering te plannen.
Duidelijke en doordachte communicatie is cruciaal voor elke organisatie. Microsoft Editor helpt gebruikers nu bij het verfijnen van hun berichtgeving in e-mails, chats en documenten. De AI kan aanpassingen aanbevelen, zoals het veranderen van "Dit is een complete tijdverspilling" in "Ik denk niet dat dit een goed gebruik van tijd is", waardoor de algehele toon wordt verbeterd. De tool stelt ook manieren voor om zinnen beknopter en duidelijker te maken. Bovendien zorgen de samenvattingsmogelijkheden ervoor dat de lezer relevante informatie sneller tot zich kan nemen.
Ooit belangrijke discussiepunten van vorige vergaderingen vergeten? Waarschijnlijk heeft iemand aantekeningen gemaakt, maar ze terugvinden kan een uitdaging zijn. Maak kennis met Meeting Insights - Microsofts intelligente systeem dat is ontworpen om moeiteloos inhoud met betrekking tot je vergadering terug te vinden.
Het bovenstaande is een voorbeeld van horizontale AI. Het biedt intelligentie voor algemene doeleinden in meerdere domeinen. Bedrijven profiteren echter ook van de gespecialiseerde functies van verticale AI-tools, die zich richten op specifieke aspecten van een organisatie.
De afdeling Human Resources (HR) kan bijvoorbeeld AI-gebaseerde tools voor het beoordelen van kandidaten inzetten om cv's te screenen en topkandidaten te selecteren. Geavanceerde AI-toepassingen kunnen zelfs het personeelsverloop voorspellen en HR-processen optimaliseren, wat zorgt voor een efficiëntere aanwervings- en retentiestrategie.
Maximaliseer de voorbereiding van verkoopvergaderingen met Microsoft Sales Copilot
Als verkoper neemt de voorbereiding van vergaderingen vaak veel tijd in beslag. Microsoft Sales Copilot consolideert de functionaliteiten van CRM, Microsoft 365 en Microsoft Teams om het voorbereidingsproces te stroomlijnen. Met Microsoft Teams genereert het systeem een transcriptie van je vergaderingen, wat waardevolle inzichten biedt voor follow-ups en evaluaties. Door cruciale klantinformatie binnen handbereik te brengen, genereert Microsoft Sales Copilot niet alleen inzichten, maar vereenvoudigt het ook administratieve taken en bespaart het tijd en moeite.
Feedback omzetten in bruikbare inzichten
Het gebruik van AI-gestuurde formuliergeneratoren biedt twee voordelen: hulp bij het voorbereiden van formulieren en het analyseren van de verzamelde resultaten. AI-technologie kan patronen en trends identificeren in de antwoorden, waardoor bedrijven waardevolle inzichten kunnen ontdekken en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
Door feedback om te zetten in bruikbare strategieën kunnen bedrijven effectief inspelen op de behoeften van klanten en hun voorsprong op de concurrerende markt behouden.
AI-gegenereerde content
In het verleden was het genereren van content vooral de verantwoordelijkheid van de marketingafdeling. Het is echter uitgegroeid tot een veel breder concept, dat nu door tal van afdelingen binnen een organisatie wordt gebruikt. Hier volgen enkele voorbeelden:
- Tekstueel: Commerciële afdelingen kunnen AI-tools, zoals Copilot, gebruiken om efficiënt verkoopvoorstellen op te stellen.
- Visueel: IT-afdelingen kunnen afbeeldingen of diagrammen maken met behulp van AI-gegenereerde afbeeldingshulpmiddelen, wat leidt tot aantrekkelijkere en begrijpelijkere manieren om technische concepten uit te leggen tijdens trainingssessies.
AI om indrukwekkende visuals te maken
Microsoft Designer kan je helpen bij het maken van visuals. Deze AI-functie helpt je niet alleen bij het maken van visuals, maar stelt onderweg ook verbeteringen voor.
Het is echter belangrijk om te erkennen dat AI-gestuurde tools, zoals Microsoft Designer, nog in ontwikkeling zijn. Als je bijvoorbeeld probeert om bedrijfslogo's in te sluiten of het gebruik van lettertypen te beperken, zijn de resultaten niet altijd bevredigend. Toch brengt de voortdurende verfijning van deze functies ons elke dag dichter bij perfectie.
Heb je trouwens onze headerafbeelding opgemerkt? :-)
Microsoft Copilot: From Blank Pages to AI-Generated Drafts
As introduced earlier, Microsoft Copilot can assist you in many Microsoft Apps. Its capabilities involve setting up Excel formulas and generating entire PowerPoint slides. This means that users no longer need to begin their work from scratch; they can start from an AI-generated draft instead. Of course, it is essential to remember that these drafts often require fine-tuning by human experts, ensuring the final output meets organizational expectations.
Een codeergenie binnen handbereik
Microsoft Power Apps bevat ook deze AI-functie. Je kunt gewoon je gewenste app beschrijven of een schets van het ontwerp uploaden en er wordt een ontwerp voor je gegenereerd.
Neem het volgende voorbeeld met Power Automate. In plaats van zelf uit te zoeken hoe je een flow opzet, kun je Copilot een eenvoudige beschrijving van je behoeften geven. Stel dat je automatisch een gebeurtenis wilt aanmaken in je privé Google agenda wanneer er een gebeurtenis wordt toegevoegd aan je professionele Outlook agenda. Bovendien wil je dat dit alleen buiten kantooruren gebeurt. Copilot configureert moeiteloos de flow-acties voor je, wat je tijd bespaart en nauwkeurigheid garandeert.
Chatbots
In een vorig artikel hebben we Bing Chat Enterprise en zijn robuuste beveiligings- en privacyfuncties geïntroduceerd. Deze intelligente tool is geïntegreerd in de zijbalk van Microsoft Edge en kan de productiviteit verhogen door taken uit te voeren zoals het samenvatten van belangrijke punten op een webpagina.
Het potentieel van Bing Chat Enterprise gaat verder dan eenvoudige vragen. Het vermogen om complexe vragen te behandelen en inspiratie te bieden laat zien dat chatbots evolueren naar slimmere zoekmachines. Ter illustratie stelden we twee keer dezelfde vraag: "Wat is het voordeel van het implementeren van ERP bij deze organisatie ?". Hoewel Bing de naam van de eerste organisatie niet volledig begreep, waren de gegeven antwoorden afgestemd op de verschillende contexten.
Organisatie A produceert tapijten voor de detailhandel. Bing's antwoord benadrukte de voordelen van ERP in voorraadbeheer en klantenservice. Daarentegen produceert organisatie B auto-onderdelen, en Bing benadrukte de waarde van ERP in het verhogen van de productiviteit en het verlagen van de operationele kosten.
Laten we de prestaties van chatbots vergelijken met die van traditionele zoekmachines aan de hand van een voorbeeld. We zochten naar de naam van een liefdesverhaal op een zinkende boot. Het eerste screenshot toont de resultaten van Google, terwijl het tweede screenshot het antwoord van ChatGPT toont. De vergelijking toont het unieke vermogen van chatbots om minder concrete vragen te interpreteren en aan te pakken.
AI omarmen: een katalysator voor verandering
De vraag of Kunstmatige Intelligentie (AI) banen zal vervangen is een veelvoorkomende zorg onder de huidige beroepsbevolking. De geschiedenis heeft echter aangetoond dat innovaties kunnen leiden tot betere en meer bevredigende banen. AI kan ons werk makkelijker maken, geeft ons meer mogelijkheden en stelt ons in staat om ons te richten op taken die impact hebben, zoals het signaleren van een probleem. AI kan helpen bij creatief denken en het vinden van alternatieve oplossingen.
AI-gestuurde innovatie binnen klantenservice
Bij klantenservice zijn conventionele ticketingsystemen bijvoorbeeld functioneel, maar vaak niet innovatief. Een bedrijf dat streeft naar een meer interactieve en gebruiksvriendelijke ervaring zou AI-technologieën kunnen gebruiken om hun huidige systeem te revolutioneren. Een mogelijke prompt zou kunnen zijn:
"AI-model, we gebruiken momenteel een standaard ticketing-systeem voor het afhandelen van vragen van de klantenservice. Het is functioneel maar mist innovatie. We willen onze klantenservice drastisch verbeteren en interactiever en gebruiksvriendelijker maken. Kunnen jullie ideeën of technologieën aandragen die we kunnen gebruiken om een revolutie teweeg te brengen in ons klantenservicesysteem?"
Maar om de vruchten van AI te plukken, is een mentaliteitsverandering onder werknemers cruciaal. Bedrijven moeten prioriteit geven aan het bevorderen van een cultuur van innovatie en aanpassingsvermogen boven het simpelweg bijscholen of omscholen van hun personeel. Moedig werknemers aan om te experimenteren met AI-tools en zorg voor een omgeving die vallen en opstaan stimuleert. Het is belangrijk op te merken dat de kunst van het maken van effectieve prompts oefening kan vereisen - een onderwerp dat in een toekomstig artikel aan bod zal komen.
Kweek een AI-geschikt personeelsbestand
Is jouw bedrijf klaar voor de sprong? Voordat je de sprong waagt, is het van essentieel belang om de algemeen beschikbare tools te verkennen en ermee te experimenteren, en daarbij rekening te houden met de potentiële productiviteitswinst voor diverse taken. Wees je er echter van bewust dat de implementatie van AI niet zonder kosten is en aanzienlijke middelen vereist voor ontwikkeling, onderhoud en verbetering. Hoewel gratis tools als uitgangspunt kunnen dienen, moet je voorzichtig zijn omdat ze mogelijk onvoldoende kwaliteit bieden en je gegevens niet beschermen. Als je bijvoorbeeld ChatGPT gebruikt, bedenk dan dat je bijdraagt aan toekomstige ontwikkelingen van het systeem door je informatie te verstrekken: Je persoonlijke of bedrijfskennis kan worden geïntegreerd in nieuwere modellen.
Als gegevensbeveiliging je topprioriteit is, raden we je aan Microsoft Azure AI en Copilot te onderzoeken als een betrouwbaar en veilig platform op ondernemingsniveau dat een suite van AI-tools en -services biedt. Houd er rekening mee dat de beschikbaarheid van Bing Chat Enterprise en Microsoft 365 Copilot kan variëren op basis van je regionale toegang.
Naarmate je ervaring met AI groeit, ga je nog meer mogelijkheden ontdekken om de efficiëntie van jouw organisatie te verhogen en je persoonlijke productiviteit te stroomlijnen. Omarm deze innovatieve reis en geniet van de rit terwijl je werkt aan de ontwikkeling van een AI-ready personeelsbestand!
