ERP en mode Cloud ? Voici 5 avantages et (potenti inconvénients

La solution ERP du futur vit dans le cloud. Avec Business Central, Microsoft met tout en œuvre pour rendre attrayante pour les petites et moyennes entreprises le passage au cloud et la mise à niveau depuis XAL, C5 et NAV.

L'ERP en mode cloud est une question de compétitivité

Pourquoi tout le monde parle de cloud ? Ce n'est pas seulement une question de technologie, mais un avantage concurrentiel.

La numérisation, les marchés, la mondialisation, les concurrents, les clients et tout ce qui entoure votre entreprise évoluent plus rapidement que jamais. Comment continuez-vous? Pour de nombreuses entreprises, la réponse sera le "cloud", qui est le moyen le plus efficace d'adopter une nouvelle technologie qui développe l'activité.

5 avantages du mode cloud de D365 Business Central

1. Préparation au changement

Dans le cloud, vous disposez d'un moyen plus simple d'adopter de nouvelles technologies. Surtout lorsque vous comparez avec des solutions ERP plus anciennes dans votre propre environnement de serveur ou via un centre d'hébergement sans accès aux derniers services cloud de Microsoft.

Une solution ERP dans le cloud, telle que Dynamics 365 Business Central, maintient votre solution à jour au fil du temps avec des mises à jour automatiques et des fonctionnalités améliorées. Votre prochaine mise à jour sera la dernière !

2. La solution SaaS sur le cloud Microsoft

Le système est situé dans le cloud Azure de Microsoft avec des mises à jour automatiques. Avec cet abonnement, vous aurez un prix mensuel fixe par utilisateur et vous aurez toujours la dernière version du système.

3. Cloud privé sur ses propres serveurs

La deuxième solution se trouve également dans le cloud Microsoft Azure, mais dans vos propres serveurs. Ici, vous contrôlez quand le système doit être mis à jour. Vous choisissez également si vous souhaitez louer ou posséder.

4.L'utilisation de la data

Le cloud offre de nouvelles opportunités améliorées pour collecter des données en temps réel. Il y a souvent de grands avantages concurrentiels cachés dans les données de l'entreprise, qui peuvent être collectées à partir des installations, des entrepôts et du système CRM.

En bref, les données via le cloud peuvent, par exemple, aider l'entreprise à en savoir plus sur le comportement des clients, à découvrir où se cachent les coûts cachés ou à fournir des réponses sur la manière dont les ventes sont maximisées.

5. Business Intelligence

Il est important de collecter des données. Bien sûr, l'utilisation des données est encore plus importante.

La Business Intelligence prend en charge toutes vos décisions basées sur les données et avec l'IA intégrée dans Dynamics 365 Business Central, vous disposerez de la meilleure base pour prendre des décisions commerciales basées sur les données.

Avec des données basées sur le cloud, vous avez un accès instantané à des informations et à des opportunités de développement pour amener l'entreprise en toute sécurité vers l'avenir.

6. Mises à jour automatiques

À quand remonte la dernière fois que vous avez ajouté de nouvelles fonctionnalités à votre solution ERP ?

Avec Dynamics 365 Business Central, votre système est mis à jour deux fois par an, mais de manière contrôlée où vous aurez des notifications et un "environnement sandbox" où vous pourrez tester les nouvelles fonctionnalités avant de les déployer dans l'entreprise. Une fois que tout est validé, votre administrateur approuve les nouvelles fonctionnalités et Microsoft déploie les mises à jour dans les 24 heures.

Par exemple, le déploiement des mises à jour peut avoir lieu la nuit si vous le souhaitez et préparer les nouvelles fonctionnalités pour votre équipe le matin.

7. Microsoft AppSource

Alors, est-ce la fin de la personnalisation du système selon vos exigences ? Non, vous pouvez toujours faire des ajustements. La différence est simplement que les modifications ne se produisent pas à l'intérieur de votre système (comme un nouveau code) mais à l'extérieur (comme des applications que vous pouvez ajouter ou supprimer).

De cette façon, vous pouvez personnaliser en continu via AppSource de Microsoft, où vous pouvez trouver toutes les fonctionnalités standard pour couvrir les besoins de votre entreprise - et même sans les coûts supplémentaires de développement, de codage, de test et de validation, car tout est prêt à être installé.

AppSource et les mises à jour annuelles, vous donnent la possibilité d'ajuster les fonctionnalités de votre système tout en continuant à le faire fonctionner - par rapport aux mises à jour majeures précédentes où presque tout semble nouveau et constitue un bouleversement majeur pour les utilisateurs.

Les avantages et inconvénients du mode cloud

Comme vous pouvez le voir, un système ERP basé sur le cloud comme Dynamics 365 Business Central contient à la fois des avantages et des inconvénients. Le tableau ci-dessous résume les deux côtés que nous venons de décrire.

Avantage– voici quelques-uns des avantages liés au choix du cloud :

• Transition plus rapide grâce à un moyen plus simple d'adopter une nouvelle technologie
• Amélioration de la capacité à collecter des données en temps réel
• Meilleure utilisation de la Business Intelligence et de l'Intelligence Artificielle
• Mises à jour automatiques ajoutées deux fois par an
• De nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées plus rapidement et à moindre coût

Inconvénients – pour certains, cela peut aller à l'encontre du cloud :

• Risque accru de fuite de données et d'attaques de pirates en raison de la facilité d'accès
• Plus difficile d'intégrer des personnalisations et des processus complexes
• Les limites de la base ERP simple nécessitent de nouveaux processus
• Pas de propriété de la solution - vous louez et devenez plus dépendant de Microsoft
• La disponibilité nécessite une disponibilité maximale de la connexion Internet

Combien d'années vous rest-t-il avec NAV ?

La prise en charge de Dynamics NAV 2015 a expiré en janvier 2020. En avril 2021, la prise en charge de NAV 2016 expire. Cela se poursuivra dans les années à venir lorsque le support expirera sur les prochaines solutions NAV.

Qu'est-ce-que cela signifie pour votre entreprise si vous disposez de l'une de ces solutions NAV ?

Cela ne signifie pas que votre solution cesse de fonctionner du jour au lendemain. Cependant, lorsque le support expire, vous ne pouvez plus recevoir d'améliorations importantes du système. De plus, des problèmes surviennent souvent si, par exemple, vous souhaitez remplacer SQL Servera ou obtenir de nouvelles suites Office.

S'il y a trop d'années entre le système ERP et les applications et serveurs environnants, ils ne correspondent plus. Vous évitez ces défis si votre entreprise effectue une mise à niveau vers Dynamics 365 Business Central.

Alors que Microsoft ne cache pas le fait que leurs futures solutions sont dans le cloud, pour certaines entreprises, il y aura plusieurs raisons de choisir une solution de cloud hybride pour minimiser certains des changements dans le cloud.

5 disadvantages of cloud-based ERP

Just as there are pros and cons with ERP on-premise, there may be opportunities and limitations of going cloud. At the same time, several drawbacks of the cloud could potentially prove to be advantages for certain types of businesses.So it all depends on your business.

1. Security

An upgrade to Dynamics 365 Business Central — like private cloud and SaaS — means that in the future you will access the ERP system through browser or app (instead of the Windows client).

O none hand, your employees can now access data and systems wherever you are. On the other hand, data leaks, and hacker attacks are becominga more real threat.At the same time, you should trust Microsoft to meet its data security requirements if you place your data inAzure Cloud.

Cloud is thus also a decision of who you think is best at protecting your data: your own IT department or Microsoft? If you want your data closer, instead of SaaS, you can choose a private cloud where data is located in Azure, however in your own servers.

2. Adaptations

If you go cloud with your ERP system, you no longer have the same opportunities to incorporate exactly the customizations that many solutions have if they are in Dynamics NAV, XAL orC5.

The complexity and functionality requirements often increase with the size of the business.For smaller companies it is relatively simple to move directly on to an on-cloud ERP foundation.

However, larger manufacturing or trading companies with complex processes may find that Microsoft Dynamics 365 Business Central on cloud, lacks individual features.

This is status right now. However, most companies are surprised of how many of the previous customizations that have now become built-in standard features of the Business Central cloud over the years. At the same time, for each update, there are more and more apps (in AppSource)that can be used to further configure your solution.

3. Simplicity

Simplicity isa main issue for most small businesses. And with the latest Dynamics 365on cloud, that is what you get, as the system is builds on a much simpler foundation than before.

For the small business, the simplicity of the cloud is a dream come true – especially, if you are about to implement your first ERP.

On the other hand, the established, medium-sized company with many customizations and complexity can see the simple cloud foundation as a limitation. At the same time, going cloud will impact your organization and processes ad you might not need your internal IT department to operate servers, as this is now a part of the Microsoft Azure Cloud.

It's all about how cloud ready your business is– in terms of systems, people and processes.

4. Ownership

Previously, you purchased both your ERP solution and your licenses. On cloud, these are both rental services with a fixed subscription.

There are pros and cons in having more freedom when renting, however there is a change of control in not owning your own system.

As a cloud tenant, you are part of a global 'community' where consistent updates are rolled out tousers, worldwide. The ERP system is therefore more standardised than tailored.This has obvious advantages, but also a loss of control when becoming more dependent ofMicrosoft's development roadmap.

5. Uptime

Dynamics 365 Business Central is accessed via app and browser. This means, of course, that you are more dependent on a (solid) internet connection.

Therefore, if you take the jump from on-premise to cloud, it may be a good idea to install an extra connection or e.g. 4G failover – i.e. a mobile data connection that can take over if the main connection is down.

Most business connections are now as reliable as power in the switch, so this should be a minor factor, especially if you have taken the right measures. However – you are more dependent on the Internet connection.

Cloud is therefore (not yet) the optimal choice if the company works with many heavy work files such as video or multi-layered 3D drawings.