Efficiënt documentbeheer: Voorkom onnodig tijdverlies door het zoeken naar documenten

Krijg meer tijd voor waar je gepassioneerd over bent

Je bent waarschijnlijk niet de enige in het bedrijf die zeeën van tijd besteedt aan het vinden van de benodigde documenten. Stel je voor dat jij en je collega's gemiddeld evenveel tijd besteden aan het vinden van de juiste documenten. Dit kan snel omslaan in een hoop tijdverspilling in het hele bedrijf. Tijd die zou kunnen worden besteed aan meer waardecreërende taken - voor jezelf, voor de klant en voor de organisatie.

Terwijl je probeert het document te vinden dat je nodig hebt, kun je er zelfs achter komen dat je eigenlijk helemaal geen toegang hebt tot het document. Het kan bijvoorbeeld zijn opgeslagen op een SharePoint waar je geen toegang tot hebt, een Teams-kanaal waar je geen deel van uitmaakt of iets heel anders. Om het document te krijgen, moet je contact opnemen met je collega, die je toegang kan geven of het document voor je kan vinden. Dit betekent dat je nu twee collega's bent die tijd besteden aan het vinden van hetzelfde document.

Succesvol documentbeheer...

... geeft zowel jou als je collega toegang tot dezelfde documenten, zodat je er niet meer over na hoeft te denken of de juiste personen wel de juiste toegang hebben. Met 9A Raptor Document Warehouse volgen je documenten de processen waarmee je binnen het bedrijf werkt. Als de financiële afdeling een factuur van een klant heeft opgeslagen, kan sales diezelfde factuur later terugvinden als ze die nodig hebben - zonder eerst contact op te hoeven nemen met de financiële afdeling.

Waarschijnlijk hebben jij en je collega's ook te maken met documenten die gevoelige informatie bevatten. 9A Raptor Document Warehouse kan ervoor zorgen dat deze documenten niet met de hele organisatie worden gedeeld, maar dat je precies de mensen kunt definiëren die er daadwerkelijk bij moeten kunnen.

Daarnaast kan 9A Raptor Document Warehouse er ook voor zorgen dat je je documenten kunt zien in precies het systeem waarin je zit en werkt. Zit en werk je in Dynamics 365 Sales, maar heb je een document nodig dat hoogstwaarschijnlijk in Dynamics 365 Finance of Business Central is opgeslagen? Dan hoef je niet langer het andere programma te openen alleen maar om een enkel document in handen te krijgen. Je kunt het document zoeken en vinden in het exacte systeem waarin je werkt - ongeacht in welk ander systeem het is opgeslagen.