Effektiv dokumenthåndtering: Undgå at spilde unødig tid på at lede efter dokumenter
- 30/12/2022
Hvor mange gange har du siddet og brugt unødvendige mængder af tid på at finde det ene dokument, du lige stod og manglede? Hvis du har prøvet det før, så ved du hvor frustrerende det er at bruge så lang tid på noget, som burde være lige til.
Få mere tid til det du brænder for
Du er garanteret ikke den eneste i virksomheden, som sidder og bruge oceaner af tid på at finde de dokumenter, der er brug for. Forestil dig at både dig og dine kollegaer i gennemsnit bruger lige lang tid på at finde de rette dokumenter hele tiden. Det kan hurtigt blive til meget tid, der bliver spildt på tværs af hele virksomheden. Tid, der kunne blive brugt på mere værdiskabende opgaver - for jer, for kunden og for virksomheden.
Mens du sidder og prøver at finde det dokument, du har brug for, finder du måske endda ud af, at du faktisk slet ikke har adgang til dokumentet. Det kan f.eks. ligge gemt på en SharePoint, du ikke har adgang til, en Teams-kanal, som du ikke er med i eller noget helt tredje. For at få dokumentet er du nødt til at kontakte din kollega, som enten kan give dig adgang eller finde dokumentet til dig. Det vil sige, at I nu er to kollegaer, som bruger tid på at finde det samme dokument.
Succesfuld dokumenthåndtering...
... giver både dig og kollegaen adgang til de samme dokumenter, så I ikke længere skal tænke over, om de rette personer nu også har den rette adgang. Med 9A Raptor Document Warehouse følger jeres dokumenter de processer, I arbejder med i virksomheden. Hvis økonomiafdelingen har gemt en faktura fra en kunde, kan salg senere finde den samme faktura, hvis de har behov for den - uden at skulle kontakte økonomiafdelingen først.
Du og dine kollegaer arbejder garanteret også med nogle dokumenter, som indeholder følsomme oplysninger. 9A Raptor Document Warehouse kan sikre, at disse dokumenter ikke deles med hele virksomheden, men at du kan definere lige præcis de personer, som faktisk har behov for at kunne tilgå disse.
Derudover kan 9A Raptor Document Warehouse også sikre, at du kan se dine dokumenter i lige præcis det system, som du sidder og arbejder i. Sidder du og arbejder i Dynamics 365 for Sales, men skal bruge et dokument som højest sandsynligt er gemt i D365FO eller Business Central? Så skal du ikke længere åbne det andet program, blot for at få fingrene i ét enkelt dokument. Du kan søge og finde dokumentet i lige præcis det system, som du sidder og arbejder i - ligemeget hvilket andet system, det så er gemt i.
Få dokumentstyring der tager udgangspunkt i dine forretningsprocesser
Når du har et bedre overblik over både dine og kollegaernes dokumenter i ét samlet system, bliver det både nemmere og hurtigere at finde de dokumenter, I har brug for. Det er værdifuld tid, som du i stedet kan bruge på dine kunder.
