9A Membership Management

9A Membership Management is dé alles-in-één oplossing voor ledenorganisaties. Van ledenportalen, contributie inning, evenementen en cursussen, samenwerken in groepen aan documenten, registers en accreditatie, marketing, ledenservice, projectmanagement (bijv. subsidieverantwoording), rapportages en meer.

Voor de toekomstgerichte ledenorganisatie

9A Membership Management is ontwikkeld in Microsoft Dynamics 365. Hierbij lift je als ledenorganisatie mee op de grote ontwikkelkracht van Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan de AI-gedreven Copilot. Snel een e-mail opstellen en een vraag van een lid beantwoorden? Laat Copilot deze voor je genereren!

Wil je ook optimaal je leden bedienen en klaar zijn voor de toekomst?

Uitdagingen bij ledenorganisaties

Ontbreken 360 graden lid-beeld

Ledenorganisaties hebben vele verschillende systemen en applicaties. Denk aan: ledenadministratie, financieel, evenement/cursus software, educatie & accreditatie, enquête tooling, marketing, klanten/ledenservice, projectadministratie, website, portaal etc. Data is versnipperd en zorgt er voor dat 360 graden lid-beeld ontbreekt. Indien er wel 360 graden lid-beeld is, kost dit veel handwerk of het ontwikkelen en onderhouden van (dure) maatwerk interfaces. 360 graden lid-beeld is essentieel voor het kunnen bieden van goede service.

Uiteenlopend relatie- en ledenbeheer

Een traditioneel systeem slaat één contactpersoon op. Hoe sla je een persoon op die als manager werkt bij bedrijf A, eigenaar is van bedrijf B en tevens ook docent is bij universiteit C? Stel dat hij als manager van bedrijf A ook nog als voorzitter in een bestuur zit of vanuit zijn docent-rol bij universiteit C in een vakgroep zit? Zodra je communiceert met de persoon wil je wel dat de communicatie op het juiste niveau wordt vastgelegd. Dit zijn complexe structuren die typisch zijn voor verenigingen en ledenorganisaties.

Facturatie & debiteurenbeheer

Versturen van bulkfacturatie kan een tijdrovende klus zijn. We zien dat er vandaag de dag nog heel veel met de hand gecontroleerd wordt. Onder andere door complexe lidmaatschapsmodellen. In veel gevallen is een financieel systeem verantwoordelijk voor het versturen van de bulkfacturatie. Bij enkele duizenden facturen gaat dit vaak goed, maar draait het ook nog soepel bij vele tienduizenden of zelfs honderdduizenden facturen?

De betaalstatus van een lid is zichtbaar in het financiële systeem. Echter werkt ledenadministratie en de ledenservice in de meeste gevallen in een CRM-systeem die deze data niet bevat. Lukt het hen dan om het lid snel en adequaat te helpen bij financiële vragen?

Verwerking evenementen en cursussen

De ene vereniging organiseert een groot evenement met diverse (break-out) sessies op een dag, de ander geeft cursussen die over verschillende dagen verspreid zijn en sommigen verzorgen in-company trainingen. Elk type kent z’n eigen dynamiek en vereisten van het systeem. Bijvoorbeeld de verschillen in factureren en betalen. Betaalt de deelnemer zelf of diens organisatie, verzamelfacturatie voor deelnemers van dezelfde organisatie of één factuur voor het bedrijf zelf? Hoe ga je om met het toepassen van ledenkorting op de factuur? Bijvoorbeeld: lid basis is 10% korting en lid premium is 20% korting. Probleem is dat deze informatie niet wordt vastgelegd in een evenementensysteem. Tenzij je handmatig data verwerkt of kostbare maatwerk interfaces ontwikkeld.

Gepersonaliseerde marketing

Segmenteren van doelgroepen gebeurt doorgaans in een CRM-systeem. Vanwege de versnipperde data in verschillende systemen (zie: Ontbreken 360 graden lid-beeld) is het niet gemakkelijk om een specifiek segment aan te spreken. Bijvoorbeeld: leden die Premium lidmaatschap hebben of leden waarvan de registratie/accreditatie over een half jaar verloopt. Het maken van een gepersonaliseerde nieuwsbrief is dan onmogelijk en daarmee mis je de kans op het creëren van ledenbetrokkenheid.

Dit zijn voorbeelden van uitdagingen die we dagelijks horen van onze klanten en uit de branche. 9altitudes heeft met 9A Membership Management een standaard oplossing ontwikkeld op het solide Microsoft Dynamics 365 platform. We vertellen je er graag meer over.

Rob de Roode

Product Owner 9A Membership Management

Waarom kiezen voor Microsoft Dynamics 365 en 9A Membership Management?

Als ledenorganisatie wil je een keuze maken voor de langer termijn en toekomstbestendig is. Dat betekent dat de software mee evalueert, er nieuwe functionaliteiten bij komen waar jouw ledenorganisatie van kan profiteren.

Kiezen voor Microsoft Dynamics 365 betekent dat je profiteert van de enorme ontwikkelkracht. Geen enkel ander bedrijf ter wereld investeert zoveel als Microsoft in AI. Met Copilot (AI) implementeert Microsoft de nieuwste technieken voor verschillende doeleinden in Dynamics 365.

Alleen de keuze voor Microsoft Dynamics 365 is voor een ledenorganisatie niet genoeg. Specifieke ledenorganisatie uitdagingen en functionaliteiten worden niet ondersteund. 9altitudes vult dit aan met 9A Membership Management. Alle relevante functionaliteiten die een ledenorganisatie nodig heeft zijn aanwezig.

Lees hieronder verder welke functionaliteiten op hoofdlijnen er geboden wordt.

Functionaliteiten

✓ Personen met meerdere rollen en functies

Het onderhouden van personen met meerdere rollen en functies. Voorbeeld: 1 persoon vervult 3 verschillende rollen: manager bij een bedrijf, eigenaar van eigen bedrijf en docent aan de universiteit.

✓ Groepen, commissies en samenwerkingsverbanden

Het onderhouden van groepen, commissies en samenwerkingsverbanden. Zoals: besturen, secties, afdelingen, netwerken etc. Bijhouden van alle deelnemers met hun rollen en duur.

✓ Lidmaatschappen en abonnementen

Registreren van alle soorten lidmaatschappen en abonnementen. Voor zowel personen als bedrijven. Inclusief alle soorten voorwaarden zoals: kalenderjaar vs gebroken jaar, pro rata berekenen, periode splitsen, gratis maanden toevoegen als iemand lid wordt etc.).

✓ Bulk facturatie

Azure invoice batch engine voor bulk creatie van facturen voor lidmaatschappen en abonnementen per periode (zoals: maand, kwartaal, half jaar en jaar).

✓ Debiteurenbeheer en financieel

Regel je volledige debiteurenbeheer vanuit Dynamics 365 inclusief incasso, bankbetalingen, herinneringen en aanmaningen. Ook de boekhouding is volledig gedekt.

✓ Registers en licenties

Bijhouden van registers en licenties voor accreditatie onderwijspunten. Nodig voor specifieke beroepen om aan kwaliteitsnormen te voldoen. Beroepen zoals: fysiotherapeuten, psychologen, makelaars, artsen etc.

✓ Evenementen en cursussen

Bijhouden van evenementen en cursussen. Registreren van deelnemers, sprekers, docenten etc. Leg hun aanwezigheid vast met een QR-code scan. Alle soorten facturatie instellingen worden ondersteund zoals: In-company (maak 1 factuur), 1-op-1 (maak meerdere facturen, voor elke deelnemer 1) en collect invoice (verzamel facturen van deelnemers uit hetzelfde bedrijf).

✓ Ledenportaal

Communiceer met leden middels het portaal. Geef hen inzage in hun persoonlijke gegevens en mogelijkheid deze te kunnen wijzigen (selfservice). Het krachtige van Dynamics 365 Portals is dat het gebruik maakt van dezelfde database als Dynamics 365, er hoeft geen maatwerk interface ontwikkeld en onderhouden te worden.

✓ Dashboards, grafieken en weergaven

Leden dashboards, grafieken en weergaven met 9A Smart Insights for Members. Een volledig out-of-the-box beschikbaar Power BI dashboards met resultaten zoals: aantal verschillende soorten leden gedurende periodes (weken, maanden, jaren), nieuwe leden per periode, opgezegde leden per periode, leden per leeftijd, ledenverloop per periode etc.

✓ Standaard Microsoft integraties

Outlook integratie om e-mails, taken en afspraken te synchroniseren. SharePoint integratie voor documentbeheer. Teams integratie voor samenwerkingen (bijv. gecombineerd met groepen, commissies en samenwerkingsverbanden). Word templates combineren met Dynamics 365 data en per e-mail versturen incl. PDF. Er is nog veel meer.

✓ Copilot (AI)

Copilot ondersteunt medewerkers om nog productiever te zijn. Het schrijft e-mails en doet suggesties (die je nog kunt reviewen en aanpassen voordat je verstuurt). Copilot maakt samenvattingen van verslagen, ledenservice tickets enzovoort. Het doet suggesties voor nieuwe ledensegmenten en kan zelfs designs creëren voor het ledenportaal. Dit is pas het begin.

✓ Ledenservice & chat

Volledig omnichannel ledenservice zodat leden vragen, advies of klachten kunnen indienen. Bijvoorbeeld via e-mail, portaal, chat, Teams, WhatsApp, Facebook, etc. Voor ledenorganisaties met een juridische dienst is het is ook mogelijk om tijd te schrijven. Via het ledenportaal kunnen leden historische vragen terugzien en nieuwe creëren.


Door onze jarenlange ervaring in het bedienen van ledenorganisaties is het tof dat 9A Membership Management te vinden is in Microsoft AppSource.

Rob de Roode

Product Owner 9A Membership Management

9A Membership Management in Microsoft AppSource

In Microsoft AppSource staan oplossingen die innovatie mogelijk maken, bedrijfsresultaten stimuleren en ervoor zorgen dat organisaties meer kunnen doen met bestaande middelen. 

9A Membership Management is Microsoft preferred solution voor ledenorganisaties.

Informatie in een oogopslag

Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Leden dashboard

Lidmaatschap facturen- en status overzicht

Lidmaatschap overzicht

Organisatie overzicht

Deze organisaties gingen je voor:

Member centricity en operational excellence met Dynamics 365

De AOb (Algemene Onderwijsbond) is een vakbond voor onderwijspersoneel. De AOb moest stappen zetten op het gebied van CRM. Het bestaande CRM-platform voldeed niet meer. De focus van de organisatie is dan ook volledig gebaseerd op member centricity en operational excellence. Een focus die het bestaande IT-landschap niet langer kon ondersteunen. Het gefragmenteerde landschap moest vervangen worden door de nieuwste technologie en de beste oplossing voor hun processen.