Voor de ledenorganisaties met een blik op de toekomst
9A Membership Management maakt gebruik van Microsoft Dynamics 365, waardoor ledenorganisaties kunnen profiteren van de uitgebreide ontwikkelmogelijkheden van Microsoft. Denk hierbij aan de krachtige, AI-aangedreven Copilot. Moet je snel een e-mail opstellen of een vraag van een lid beantwoorden? Laat Copilot het werk voor je doen!
Wil je jouw leden optimaal van dienst zijn en voorbereid zijn op de toekomst?
Uitdagingen bij ledenorganisaties
Ledenorganisaties gebruiken tal van verschillende systemen en toepassingen. Denk maar aan ledenbeheer, financiën, software voor evenementen of cursussen, educatie en accreditatie, enquêtetools, marketing, klant- of ledenondersteuning, projectbeheer, websites, portalen, enzovoort. De data zijn verspreid en dat maakt dat een compleet beeld van de leden ontbreekt. Als zo'n 360-graden beeld van een lid wel beschikbaar is, dan vergt dit vaak veel manueel werk of het ontwikkelen en onderhouden van (dure) op maat gemaakte interfaces. Een compleet beeld van jouw leden is cruciaal om hen goede service te kunnen bieden.
Hoe ga je om met het opslaan van gegevens van een persoon die meerdere rollen vervult? Stel je voor: iemand is manager bij bedrijf A, bezit bedrijf B en geeft ook nog les aan universiteit C. En wat als deze persoon in zijn rol als manager ook voorzitter is van een bestuur, of als docent deel uitmaakt van een vakgroep? Wanneer je communiceert, wil je natuurlijk dat dit op het juiste niveau gebeurt. Deze complexe structuren komen vaak voor bij verenigingen en ledenorganisaties. Hoe zorg je ervoor dat je altijd de juiste snaar raakt in je communicatie?
Het versturen van bulkfacturaties kan behoorlijk tijdrovend zijn, vooral als je bedenkt hoeveel er nog handmatig gecontroleerd wordt. Dit komt vaak door complexe lidmaatschapsmodellen die de zaken ingewikkelder maken. Hoewel een financieel systeem meestal de taak heeft om deze bulkfacturatie te versturen, rijst de vraag: blijft alles net zo efficiënt werken als je plots te maken krijgt met tienduizenden of zelfs honderdduizenden facturen?
Dan is er nog de kwestie van de betaalstatus van een lid, die zichtbaar is in het financiële systeem. Maar hoe zit het met de ledenadministratie en de ledenservice? Die werken meestal in een CRM-systeem dat deze cruciale financiële data mist. Kun jij als organisatie dan nog steeds snel en adequaat je leden bijstaan bij hun financiële vragen?
Elke vereniging organiseert evenementen op zijn eigen manier: van grote evenementen met meerdere sessies op één dag, tot meerdaagse cursussen en in-company trainingen. Elk format heeft zijn eigen systeemeisen, zoals verschillen in facturatie en betaalwijzen. Wie betaalt - de deelnemer of de organisatie? Gebruik je verzamelfacturatie voor deelnemers van dezelfde organisatie of één factuur voor het hele bedrijf? En hoe pas je ledenkorting toe, bijvoorbeeld 10% voor 'lid basis' en 20% voor 'lid premium'?
Het probleem is dat deze specifieke informatie vaak niet automatisch in een evenementensysteem wordt verwerkt. Dit leidt meestal tot handmatige data-invoer of het ontwikkelen van dure op maat gemaakte oplossingen. Maar wat als er een eenvoudigere manier is om aan de behoeften van jouw vereniging te voldoen en tegelijkertijd de betrokkenheid van deelnemers te verhogen?
Het segmenteren van jouw doelgroepen in een CRM-systeem kan soms voelen als een uitdaging door data die verspreid is over verschillende systemen. Dit maakt het lastig om specifieke groepen aan te spreken, zoals leden met een Premium lidmaatschap of leden wiens registratie/accreditatie binnenkort verloopt. Zonder de mogelijkheid om een gepersonaliseerde nieuwsbrief te maken, loop je de kans mis om echt connectie te maken en ledenbetrokkenheid te verhogen.
Rob de Roode
Product Owner 9A Membership Management
Waarom kiezen voor Microsoft Dynamics 365 en 9A Membership Management?
Als ledenorganisatie wil je een keuze maken voor de langer termijn en toekomstbestendig is. Dat betekent dat de software mee evalueert, er nieuwe functionaliteiten bij komen waar jouw ledenorganisatie van kan profiteren.
Kiezen voor Microsoft Dynamics 365 betekent dat je profiteert van de enorme ontwikkelkracht. Geen enkel ander bedrijf ter wereld investeert zoveel als Microsoft in AI. Met Copilot (AI) implementeert Microsoft de nieuwste technieken voor verschillende doeleinden in Dynamics 365.
Alleen de keuze voor Microsoft Dynamics 365 is voor een ledenorganisatie niet genoeg. Specifieke ledenorganisatie, uitdagingen en functionaliteiten worden niet ondersteund. 9altitudes vult dit aan met 9A Membership Management. Alle relevante functionaliteiten die een ledenorganisatie nodig heeft zijn aanwezig.
Ontdek hieronder de belangrijkste functionaliteiten.
Functionaliteiten
Het onderhouden van personen met meerdere rollen en functies. Voorbeeld: 1 persoon vervult 3 verschillende rollen: manager bij een bedrijf, eigenaar van eigen bedrijf en docent aan de universiteit.
Het onderhouden van groepen, commissies en samenwerkingsverbanden. Zoals: besturen, secties, afdelingen, netwerken etc. Bijhouden van alle deelnemers met hun rollen en duur.
Registreren van alle soorten lidmaatschappen en abonnementen. Voor zowel personen als bedrijven. Inclusief alle soorten voorwaarden zoals: kalenderjaar vs gebroken jaar, pro rata berekenen, periode splitsen, gratis maanden toevoegen als iemand lid wordt etc.).
Azure invoice batch engine voor bulk creatie van facturen voor lidmaatschappen en abonnementen per periode (zoals: maand, kwartaal, half jaar en jaar).
Regel je volledige debiteurenbeheer vanuit Dynamics 365 inclusief
incasso, bankbetalingen, herinneringen en aanmaningen. Ook de boekhouding is
volledig gedekt.
Bijhouden van registers en licenties voor accreditatie onderwijspunten. Nodig voor specifieke beroepen om aan kwaliteitsnormen te voldoen. Beroepen zoals: fysiotherapeuten, psychologen, makelaars, artsen etc.
Bijhouden van evenementen en cursussen. Registreren van deelnemers, sprekers, docenten etc. Leg hun aanwezigheid vast met een QR-code scan. Alle soorten facturatie instellingen worden ondersteund zoals: In-company (maak 1 factuur), 1-op-1 (maak meerdere facturen, voor elke deelnemer 1) en collect invoice (verzamel facturen van deelnemers uit hetzelfde bedrijf).
Communiceer met leden middels
het portaal. Geef hen inzage in hun persoonlijke gegevens en
mogelijkheid deze te kunnen wijzigen (selfservice). Het krachtige van Dynamics
365 Portals is dat het gebruik maakt van dezelfde database als Dynamics 365, er
hoeft geen maatwerk interface ontwikkeld en onderhouden te worden.
Leden dashboards, grafieken en weergaven met 9A Smart Insights for Members. Een volledig out-of-the-box beschikbaar Power BI dashboards met resultaten zoals: aantal verschillende soorten leden gedurende periodes (weken, maanden, jaren), nieuwe leden per periode, opgezegde leden per periode, leden per leeftijd, ledenverloop per periode etc.
Outlook integratie om e-mails, taken en afspraken te synchroniseren. SharePoint integratie voor documentbeheer. Teams integratie voor samenwerkingen (bijv. gecombineerd met groepen, commissies en samenwerkingsverbanden). Word templates combineren met Dynamics 365 data en per e-mail versturen incl. PDF. Er is nog veel meer.
Copilot ondersteunt medewerkers om nog productiever te zijn. Het schrijft e-mails en doet suggesties (die je nog kunt reviewen en aanpassen voordat je verstuurt). Copilot maakt samenvattingen van verslagen, ledenservice tickets enzovoort. Het doet suggesties voor nieuwe ledensegmenten en kan zelfs designs creëren voor het ledenportaal. Dit is pas het begin.
Volledig omnichannel ledenservice zodat leden vragen, advies of klachten kunnen indienen. Bijvoorbeeld via e-mail, portaal, chat, Teams, WhatsApp, Facebook, etc. Voor ledenorganisaties met een juridische dienst is het is ook mogelijk om tijd te schrijven. Via het ledenportaal kunnen leden historische vragen terugzien en nieuwe creëren.
Rob de Roode
Product Owner 9A Membership Management
9A Membership Management in Microsoft AppSource
In Microsoft AppSource staan oplossingen die innovatie mogelijk maken, bedrijfsresultaten stimuleren en ervoor zorgen dat organisaties meer kunnen doen met bestaande middelen.
9A Membership Management is Microsoft preferred solution voor ledenorganisaties.
Deze organisaties gingen je voor:
Member centricity en operational excellence met Dynamics 365
De AOb (Algemene Onderwijsbond) is een vakbond voor onderwijspersoneel. De AOb moest stappen zetten op het gebied van CRM. Het bestaande CRM-platform voldeed niet meer. De focus van de organisatie is dan ook volledig gebaseerd op member centricity en operational excellence. Een focus die het bestaande IT-landschap niet langer kon ondersteunen. Het gefragmenteerde landschap moest vervangen worden door de nieuwste technologie en de beste oplossing voor hun processen.
Heb je een vraag? Neem contact met ons op!
9altitudes heeft meer dan 30 jaar uitgebreide kennis van de ledenorganisaties branche. Op basis van deze kennis ontwikkelen wij branchespecifieke oplossingen.
Onze brancheoplossing voor ledenorganisaties wordt onder andere succesvol ingezet bij verenigingen, branche- en belangenorganisaties, beroepsorganisaties, werkgeversorganisaties, vakbonden en federaties.
Ben je geïnteresseerd in onze ledenorganisatie oplossing 9A Membership Management en wil je meer informatie of gewoon eens vrijblijvend van gedachten wisselen? Dat kan!