9A Membership Management

Ledenorganisaties gebruiken tal van verschillende systemen en toepassingen. Denk maar aan ledenbeheer, financiën, software voor evenementen of cursussen, educatie en accreditatie, enquêtetools, marketing, klant- of ledenondersteuning, projectbeheer, websites, portalen, enzovoort. De data zijn verspreid en dat maakt dat een compleet beeld van de leden ontbreekt. Als zo'n 360-graden beeld van een lid wel beschikbaar is, dan vergt dit vaak veel manueel werk of het ontwikkelen en onderhouden van (dure) op maat gemaakte interfaces. Een compleet beeld van jouw leden is cruciaal om hen goede service te kunnen bieden.

Hoe ga je om met het opslaan van gegevens van een persoon die meerdere rollen vervult? Stel je voor: iemand is manager bij bedrijf A, bezit bedrijf B en geeft ook nog les aan universiteit C. En wat als deze persoon in zijn rol als manager ook voorzitter is van een bestuur, of als docent deel uitmaakt van een vakgroep? Wanneer je communiceert, wil je natuurlijk dat dit op het juiste niveau gebeurt. Deze complexe structuren komen vaak voor bij verenigingen en ledenorganisaties. Hoe zorg je ervoor dat je altijd de juiste snaar raakt in je communicatie?

Het versturen van bulkfacturaties kan behoorlijk tijdrovend zijn, vooral als je bedenkt hoeveel er nog handmatig gecontroleerd wordt. Dit komt vaak door complexe lidmaatschapsmodellen die de zaken ingewikkelder maken. Hoewel een financieel systeem meestal de taak heeft om deze bulkfacturatie te versturen, rijst de vraag: blijft alles net zo efficiënt werken als je plots te maken krijgt met tienduizenden of zelfs honderdduizenden facturen?

Dan is er nog de kwestie van de betaalstatus van een lid, die zichtbaar is in het financiële systeem. Maar hoe zit het met de ledenadministratie en de ledenservice? Die werken meestal in een CRM-systeem dat deze cruciale financiële data mist. Kun jij als organisatie dan nog steeds snel en adequaat je leden bijstaan bij hun financiële vragen?

Elke vereniging organiseert evenementen op zijn eigen manier: van grote evenementen met meerdere sessies op één dag, tot meerdaagse cursussen en in-company trainingen. Elk format heeft zijn eigen systeemeisen, zoals verschillen in facturatie en betaalwijzen. Wie betaalt - de deelnemer of de organisatie? Gebruik je verzamelfacturatie voor deelnemers van dezelfde organisatie of één factuur voor het hele bedrijf? En hoe pas je ledenkorting toe, bijvoorbeeld 10% voor 'lid basis' en 20% voor 'lid premium'?

Het probleem is dat deze specifieke informatie vaak niet automatisch in een evenementensysteem wordt verwerkt. Dit leidt meestal tot handmatige data-invoer of het ontwikkelen van dure op maat gemaakte oplossingen. Maar wat als er een eenvoudigere manier is om aan de behoeften van jouw vereniging te voldoen en tegelijkertijd de betrokkenheid van deelnemers te verhogen?

Het segmenteren van jouw doelgroepen in een CRM-systeem kan soms voelen als een uitdaging door data die verspreid is over verschillende systemen. Dit maakt het lastig om specifieke groepen aan te spreken, zoals leden met een Premium lidmaatschap of leden wiens registratie/accreditatie binnenkort verloopt. Zonder de mogelijkheid om een gepersonaliseerde nieuwsbrief te maken, loop je de kans mis om echt connectie te maken en ledenbetrokkenheid te verhogen.