OIM Orthopedie

OIM Orthopedie is één van de grootste Nederlandse spelers op het gebied van orthopedische hulpmiddelen. In Nederland heeft het bedrijf ruim 425 werknemers en meer dan 27 locaties. Jaarlijks helpen ze zo’n 60.000 patiënten. Om hun documentenstroom beter te beheren en beschikbaar te stellen aan de gehele organisatie, gingen ze op zoek naar een oplossing.

"Onze rol verandert van beheerder naar regisseur."

OIM Orthopedie is een organisatie die samenwerkt met verschillende stakeholders. Naast hun eigen advies- en productiecentra zijn ze ook bezig met wetenschappelijke ontwikkeling en bijhorende leveranciers. Daarbij zijn ze zeer nauw verbonden met ziekenhuizen en revalidatiecentra. Daardoor ontstaan er heel wat interne en externe documenten die samen één groot klantendossier vormen.

Die grote hoeveelheid aan informatie wordt beheerd door verschillende IT-systemen. OIM werkt onder meer met de Microsoft oplossing Dynamics NAV (klantenbeheer en facturatie) en e-Con. e-Con is een technologie die gepersonaliseerde producten en diensten kan samenstellen op basis van voorwaarden en parameters. Daarbinnen ontbrak een systeem dat OIM toeliet om documenten van verschillende bestandtypes te beheren.

Zoals bij vele bedrijven vertaalt de documentenstroom bij OIM Orthopedie zich nog vaak naar een papieren versie. “In een ideale wereld zouden wij alle stromen gedigitaliseerd willen hebben”, legt – hoofd ICT bij OIM Orthopedie, Allan B. Hofstede – uit. “We bevinden ons momenteel echter in een fase waarbij we papieren documenten naar een digitale vorm omzetten, en omgekeerd. Dit is inefficiënt, kostbaar, tijdrovend en foutgevoelig.”

9A Document Management als oplossing

De technologie die OIM Orthopedie gebruikt om bovenstaande vereisten af te dekken, heet 9A Document Management. Deze door 9altitudes ontwikkelde 9A Document Management is uitstekend in het consolideren van documenten uit verschillende systemen (CRM, ERP, PLM, enz…). Daarnaast kunnen deze documenten cross-applicatie opgeroepen worden en zijn ze toegankelijk voor iedereen met de juiste toegangsrechten.

“9A Document Management is zowel in e-Con als in Dynamics NAV geïntegreerd. Dat maak het mogelijk om alle documenten in onze organisatie, ongeacht in welk systeem je zit, beschikbaar te hebben”, verduidelijkt ICT project manager Wouter Spann. Verder is 9A Document Management ‘cloud based’, wat voor OIM Orthopedie een vereiste was en tevens deel uitmaakt van hun strategie: “Doordat technologie zo snel verandert, is het onmogelijk om die software volledig zelf te beheren. Onze rol verandert van beheerder naar regisseur”, legt Allan uit.

Een goed beheerbare en schaalbare cloud oplossing
De noodzaak om het dossier vanuit verschillende applicaties en locaties op te roepen
Structuur geven aan documenten, zodat documenten rond éénzelfde topic samenzitten
Een snelle oplevering van een platform waarbij het extra programmeerwerk beperkt blijft
Nauwe samenwerking/integratie met MS Office 365 en Dynamics NAV
“Na een eerste tegenslag rond het opzetten van een digitale documentenstroom met een andere leverancier, hebben we de collega’s van 9altitudes aangesteld. Dat ging heel goed, na drie maanden werd het project geheel volgens planning en budget opgeleverd.”

Allan B. Hofstede

Hoofd ICT bij OIM Orthopedie