Structuur aanbrengen in de documenten voor het hele bedrijf
- 14/07/2023
Je kent het waarschijnlijk maar al te goed. Documenten stromen door je hele bedrijf en je hebt waarschijnlijk ook je eigen structuur voor het opslaan van je documenten. Maar wat zou het voor jouw organisatie betekenen als iedereen toegang zou hebben tot dezelfde documenten op verschillende afdelingen?
Wanneer iedereen in het hele bedrijf gemakkelijk toegang heeft tot dezelfde documenten, kunnen zowel jij als jouw collega's veel tijd besparen. Een gestructureerd documentbeheer maakt het zowel eenvoudiger als sneller om precies die documenten te vinden die je in de betreffende situatie nodig hebt. 9A Raptor Document Warehouse zorgt ervoor dat je geen tijd verliest aan het zoeken naar elk afzonderlijk document - ook niet naar documenten waar je niet eens toegang toe hebt. Veel tijd die je zou kunnen besteden aan andere, meer waardecreërende taken.
Tijdconsumptie is één ding, maar er zijn ook andere gevolgen als je geen controle hebt over je documenten. Heb je bijvoorbeeld wel eens meegemaakt dat je per ongeluk een onjuist of verouderd document naar je klant hebt gestuurd? Met gestructureerd en flexibel documentbeheer zorg je ervoor dat jouw klanten ook daadwerkelijk de juiste en actuele documenten ontvangen. 9A Raptor Document Warehouse is volledig geïntegreerd met de systemen waarmee je in jouw bedrijf werkt. Je hoeft dus niet meer na te denken over hoe je in welk systeem jouw documenten opslaat of wie toegang moet hebben tot deze documenten.
Voor jou betekent dit onder andere dat documenten altijd de processen in jouw bedrijf volgen. Je hoeft niet meer tevergeefs te zoeken naar een document dat je hebt opgeslagen in Dynamics 365 for Field Service terwijl je werkt in Dynamics 365 for Finance, Dynamics 365 Business Central of bijvoorbeeld Teams. Je hebt altijd toegang tot de documenten die je nodig hebt in precies dat systeem waarin je werkt.
Beheer jouw documenten in verschillende systemen
Maar het feit dat je altijd toegang hebt tot jouw documenten in de systemen waarmee je werkt, is slechts het topje van de ijsberg. 9A Raptor Document Warehouse helpt je ook om jouw documenten over andere systemen heen te beheren - je kan bijvoorbeeld eenvoudig integreren met Teams en SharePoint. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat jouw documenten de processen en flow in jouw bedrijf volgen. Zowel jij als jouw collega's hebben altijd de mogelijkheid om verder te werken met de documenten - ongeacht waar je je in het proces bevindt.
Wanneer 9A Raptor Document Warehouse is geïntegreerd met Teams of SharePoint, werk je nog steeds in het programma waarmee je vertrouwd bent. Het wordt alleen iets gemakkelijker, sneller en flexibeler om mee te werken.
Voor jou betekent dit ook dat 9A Raptor Document Warehouse in het hele bedrijf werkt - en alleen jouw verbeelding stelt grenzen aan welke documenttypes je kan delen:
- Financiën: Inkoop- en verkoopfacturen, onkostenoverzicht, ...
- Inkoop: Inkoopovereenkomst, inkooporders, verkoopcontracten, certificaten, ...
- Productie: BoM's, productspecificaties, kwaliteitsrapporten, ...
- Verkoop: Offertes, bestellingen, facturen, klanten, ...
- HR: Contracten, procedures, sjablonen, GDPR, ...
- En nog veel meer.
