Drie aandachtspunten voor beter documentbeheer binnen jouw organisatie
- 21/04/2022
Terwijl je je dagelijkse taken uitvoert, werk je met verschillende applicaties zoals ERP, CRM, PLM, Office,… Een rode draad tijdens het uitvoeren van die taken is dat je heel vaak extra informatie nodig hebt die niet meteen beschikbaar is in de vermelde applicaties, maar wel onder de vorm van ongestructureerde informatie in documenten uit e-mails, bijlages, Onedrive, Sharepoint, papieren archief,…
Om geen tijd te verliezen met het opzoeken van informatie uit die ongestructureerde data heb je een intelligente document management oplossing nodig die ervoor zorgt dat je op elk moment, ongeacht in welke applicatie je aan het werk bent, steeds de relevante informatie ter beschikking hebt zonder daar zelf actief naar op zoek te moeten gaan.
Wat is Document Management?
Documentbeheer is een systeem voor het vastleggen, opvolgen en opslaan van digitale documenten. Het laat toe de documenten op een snelle en eenduidige manier te consulteren, maar ook om er op samen te werken of te delen met collega’s of externe partijen.
Wat is Intelligent Document Management?
- Het kunnen beheren van documenten doorheen verschillende applicaties
- Metadata & context die bepalen wie een document kan raadplegen en wijzigen
- Microsoft Teams om gebruikers te betrekken rond samenwerking
- Power Platform als verlengde om documenten doorheen processen te laten leven
1. Definieer jouw werkmethode
.Hoe men een document aanmaakt en opslaat, is zeer persoonlijk. Iedereen heeft ooit geleerd om documenten aan te maken; en iedereen heeft zijn/haar eigen methode om deze te maken en te beheren. Daarom is het in een groeiende organisatie van belang om een aantal afspraken te maken. Op deze manier hebben medewerkers één enkel toegangspunt, één “enkele bron van waarheid” waardoor het zoeken van en werken met documenten gemakkelijker en sneller wordt.
Deze “werkwijze” wordt sterk bepaald door de gekozen software-oplossingen en de specifieke processen van de markt waarin de organisatie zich bevindt.
2. Zeg “nee” tegen bijlagen
Tegenwoordig is het samenwerken op documenten gemakkelijker dan ooit geworden. Door referenties naar één centrale hub te gebruiken, kan je er altijd zeker van zijn dat je aan de meest recente versie van het bewuste document werkt. Let dus op met het versturen van bijlagen die bij werknemers offline worden opgeslagen.
3. Start met een document warehouse
Een document warehouse is een oplossing waarin alle binnenkomende en uitgaande documenten uit verschillende systemen worden getraceerd en/of opgeslagen en de juiste context krijgen.
Waar standaard toepassingen zorgen voor een geïsoleerde opslag van documenten en bijhorende documentstromen, verwelkomt een goed document warehouse documenten uit diverse bronnen en brengt die naar voren ongeacht de bedrijfsapplicatie waarmee gewerkt wordt. Daarnaast kent het warehouse ook uw bedrijfstaxonomie (entiteiten zoals klanten, leveranciers, aankoop- en verkooporders, werknemers, document types,… maar ook de relaties tussen die entiteiten) en koppelt ze deze aan de juiste documenten.
